如何利用OA系統，以信息化手段科學地管控企業費用

隨著經濟的發展，中小企業所面臨的競爭比以往更加激烈，產品價格不斷降低，企業的利潤也隨之不斷縮水。企業要想提高利潤，獲得更好的發展，就必須“開源節流”，開源是根本，節流是必須。然而在激烈的競爭環境下，想要開源絕非一朝一夕之功，而與此同時，企業的費用仍然在大把大把的往外花，我們見過每天都不賺錢的企業，但沒有見過每天不花錢的企業。

當前的趨勢就是，70%的企業成本在上升，并且在未來一到兩年，會有更多的企業加入到成本上升的行列。很顯然，企業已經意識到成本管理在企業運營管理中的重要性，并且隨著企業不斷發展成熟，管理越來越規范，越來越完善，已經有很多企業開始通過費用預算的方式在對企業的費用進行管理，期望能夠藉此有效的降低企業費用。

然而，企業在對費用預算的管理實踐中，卻面臨著諸多挑戰。

預算失衡，資金流向不明，管理者不了解錢究竟花在何處；各地廣告投放和市場推廣活動不盡相同，推廣組合形式復雜且變化多樣，變動費用難以監管；固定辦公費用中存在大量浪費，如何杜絕浪費成為困擾管理人員的難題。

手工管理的操作方式效率低下，費用報銷的審批周期冗長，存在大量重復勞動。員工報銷需多個部門審批以及主管簽字核準，一旦相關人員出差在外，流程常常被迫中斷；紙質單據審批完成后，財務還需要將單據逐一輸入財務系統，整個報銷過程充斥大量重復勞動；遇突發狀況需要緊急追加預算，手工操作不能及時響應。
很多企業對財務管控不正規，對要發生的費用不清楚，業務部門要錢，老板拍腦門決定；主管進行費用審批時，由于無法及時得到有效的數據支持而無從判斷費用開支的合理性；資金流向不明，管理者很難清楚了解錢究竟花在何處；當費用發生了，員工來要錢報銷的時候，財務人員發現這些費用與企業財務制度并不相符，從財務崗位職責來說并不應該給員工報銷，但費用已經發生，于是有些時候面對這些違反制度的費用支出只能睜一只眼閉一只眼，財務在整個費用管理的過程中只是做了出納的工作，但出問題后，財務卻要擔大部分責任。從而財務部總是處在上下為難的困境中，上級認為財務部沒管好，業務部門認為財務部管不好，公司內部的爭執在所難免。

如何才能夠切實有效地控制企業的費用支出？為什么公司每個月各部門的費用開支依然很多？公司員工的每筆報銷費用是否合理，每分錢是否都用到了實處？信息化的手段是一個必經之路。有的企業已經認識到這個問題，并開始嘗試著通過信息化的手段，來對費用預算進行管理。

而在軟件的選擇上，當前市面上有兩個概念的產品，一種是全面預算管理軟件，一種是以天生創想oa費用管理系統為代表的專門針對費用預算管理而研發的管理系統。

全面預算管理軟件主要服務于大型集團企業，中小企業在全面預算管理信息化方面面臨的種種困境，讓中小企業不得不將全面預算管理軟件視為“雞肋”。對于規模較小，業務類型比較單一的中小型企業來說，在管理理念方面與大型集團企業相比，往往存在較大的差距。所以，中小企業客戶希望軟件供應商首先能夠協助其在管理理念上取得提高，為自己日后發展壯大打下堅實的基礎。調查中不少中小企業強烈渴望能夠得到以企業戰略為基礎的預算管理實施咨詢，全面預算只有站在企業發展戰略的角度才能適應企業不斷發展的實際需要；為企業提供能夠面向市場的預算編制，使其預算方案能夠經得起市場的考驗；根據企業所屬的具體行業提供真正適合企業的預算管理方法。

解決之道

為了對費用預算進行有效管理、保證費用預算的良好執行，必須有一套行之有效的、適合中小企業實際情況的、方便易用的費用預算管理系統作為支撐。

通過合理的編制預算，并由系統實現對預算執行的實時控制，從而規范企業的日常開支，并將費用的管理方式由事后控制向事前的合理性審核轉移。靈活的工作流配置，可以支持多級審批、交叉審批，預算內審批、超預算審批、無預算審批等多種審批流程，既能幫助企業根據戰略部署，嚴格規范各項費用的審核流程，又能滿足企業復雜的審核要求，同時也明確了各個環節的費用控制責任。

員工可以在線填寫費用申請和報銷的單據，并提交審批，系統按照預先設置好的流程和標準實現在線自動流轉；在天生創想OA系統中，領導可以在線快速對單據進行審批，并最終到達財務；財務人員可以直接支付給員工現金，也可以根據單據中提交的銀行信息，迅捷的將款項轉賬至員工的銀行卡中，這樣，即使員工不在公司，也能快速收到款項，從而消除了管理的時間和空間限制。

同時，系統可以在業務申報、審批以及支付等不同階段及時提供預算數據、控制標準以和實際數據的對比差異，并支持在線查詢相關表單和數據，實現費用、資金支出的事前事中控制，從源頭避免費用超支，有效監控費用支出，提高報銷效率。

通過費用預算管理系統的使用，能夠有效提高費用管理工作的效率。報銷時，員工不再需要拿著單據在各審批人、財務部門之間來回折返，系統會自動將單據流轉至下一個審批人，并通過系統信息、短息等多種方式提醒審批人及時進行辦理，直至財務部門通知員工領款，或按照預先設定的銀行信息，直接將報銷款轉賬至員工的銀行卡中。這樣，既能減少報銷員工無謂的時間消耗，而且即使審批者出差在外，只要可以上網，也能及時處理待審批單據，而不會影響報銷流程的運轉，從而讓整個報銷工作的效率明顯提升。

同時，系統能夠準確翔實的記錄費用的整個管理過程中的數據，并且通過一定的權限控制，以達到讓不同的人看不同的數據的目的，各得其所。普通員工可以查看自己填寫的單據當前的流程處理情況，并適時提醒辦理人及時進行處理，也可以查看自己之前所有的費用報銷紀錄詳情；部門在天生創想OA系統中，領導通過系統能夠查詢到自己需要辦理的單據，并按照優先級別進行辦理，同時可以查看自己權限范圍之內的部門、項目的所有的費用發生記錄，及預算執行情況，能夠準確的費用的花費是否達到了預期的效果；公司高層可查看公司費用預算的整體執行情況，也能夠詳細的了解每一筆支出的用途；通過借款和費用的綜合分析報表以及費用預算執行分析，分析全年的預算執行情況，能夠為部門在天生創想OA系統中，領導、財務部門、公司高層制定來年的費用預算提供參考依據，從而使得預算的編制更加準確，切實達到控制企業總體運營成本的效果。

天生創想oa作為國內協同協同管理軟件專業廠商，其費用管理系統以協同管理平臺為技術支持，以信息共享為基礎，以“協同控制”為核心，從費用的申請開始，到每一步費用的審批，有效區分超支費用、預算外費用，并且重點把控并盡量減少超支和杜絕預算外費用的發生。在費用報銷時，秉承要報銷必須先有申請，嚴格控制報銷金額超申請的現象，從而從整體上有效把控費用的開銷，幫助企業對費用的管控方式由“粗放式管理”轉變為“精確管理”。

 系統提供靈活的功能，可同時滿足“先申請后報銷”和“直接報銷”兩種模式，實現費用申請、報銷的超支、預算外預警控制，解決預算審批難、控制難的問題，并且解決了部分特殊費用或公共費用分攤問題。在天生創想OA系統中，領導通過管理駕駛艙所呈現的生動翔實的數據，可誰是掌握費用現狀。系統的實現方式基于b/s架構，靈活易用，實現成本低，且可通過手機、平板電腦等移動終端進行審批，讓出差中的在天生創想OA系統中，領導輕松辦公。

 通過使用天生創想oa費用管理系統，可實現真正將企業全員納入費用管控的過程中，幫助企業建立以過程控制為主的費用控制機制，使企業能夠集中控制分支機構的費用支出，將每筆費用的管控過程記錄在案，有據可查，在天生創想OA系統中，領導可實時查詢費用執行狀況。

天生創想oa軟件(www.tradelagou.cn)！國內首家專業OA辦公軟件開源服務提供商，采用php+mysql開源語言，一直致力于應用管理軟件基層研發，現己推出企業、政府、集團、saas等應用平臺！而且，天生創想oa企業運營管理平臺還能通過增減功能模塊，讓購買系統的價格進行調整，來滿足不同企業的辦公需求！